Een MT dag organiseren doe je zo

De datum staat in de agenda en er is misschien al een locatie gevonden. Nu het programma nog. De een wil praten over de koers, een ander over de samenwerking en een derde wil eindelijk knopen doorhakken over een paar terugkerende onderwerpen. Hoe maak je daar een waardevolle MT-dag van?

Een goede voorbereiding begint bij het gesprek over wat jullie aan de dag willen hebben. Als dat helder is, kun je kiezen welke onderwerpen, werkvormen en begeleiding daarbij passen. Zo ontstaat een programma dat aansluit op wat jullie als MT nodig hebben.

Begin bij wat er in het werk speelt

Vraag de MT-leden vooraf naar hun ervaringen. Wat gaat goed? Waar lopen jullie tegenaan? En waarvoor zouden jullie tijdens een MT-dag tijd willen maken? Dat kan met een korte vragenlijst of enkele gesprekken.

Vraag vooral door op concrete situaties. Bij ‘we moeten beter samenwerken’ kan iedereen iets anders voor ogen hebben. De een bedoelt dat afdelingen elkaar laat informeren, de ander dat collega's zich onvoldoende uitspreken tijdens het overleg.

Stel dat meerdere MT-leden noemen dat besluiten steeds opnieuw worden besproken. Vraag dan om een recent voorbeeld. Was voor iedereen duidelijk wat er was besloten? Kwam er nieuwe informatie bij? Of was iemand het er al niet mee eens, maar kwam dat tijdens het gesprek onvoldoende naar voren? Die verschillen maken uit voor wat jullie tijdens de dag moeten onderzoeken.

Bepaal wat de dag moet opleveren

Leg de opgehaalde onderwerpen naast elkaar en kies wat nu de meeste aandacht verdient. Kijk daarbij ook naar wat de organisatie de komende periode van jullie vraagt. Welke gezamenlijke keuzes of verbeteringen helpen jullie om die verantwoordelijkheid te dragen?

Maak de gewenste opbrengst concreet. Bij terugkerende discussies kan dat bijvoorbeeld zijn: duidelijkheid over hoe jullie besluiten nemen en onder welke omstandigheden jullie erop terugkomen.

Een MT-dag kan ook bedoeld zijn om elkaar beter te begrijpen of mogelijkheden voor een nieuwe koers te verkennen. Spreek dan af welke inzichten jullie willen opdoen. Dat voorkomt dat de ene helft een open gesprek verwacht terwijl de andere helft op definitieve besluiten rekent.

Maak een programma dat bij jullie vraag past

Voor het voorbeeld over besluitvorming zou het programma er zo uit kunnen zien:

• Ervaringen delen: bespreek een paar recente besluiten en hoe de MT-leden die hebben ervaren.
• Onderzoeken: kijk waar verwachtingen verschillen en wat ervoor zorgt dat discussies terugkomen.
• Kiezen: bepaal welke afspraken jullie voortaan willen gebruiken.
• Uitwerken: pas die afspraken toe op een besluit dat binnenkort genomen moet worden.

Zo wordt zichtbaar of jullie ideeën ook in het werk bruikbaar zijn. Misschien blijkt bijvoorbeeld dat eerst duidelijk moet worden wie over een onderwerp mag beslissen.

Kies werkvormen die bij het gesprek passen. Eerst individueel iets opschrijven kan helpen om verschillende perspectieven op tafel te krijgen. Een gesprek in tweetallen kan ruimte geven om een gedachte verder te onderzoeken. Reserveer ook tijd om door te vragen wanneer iets belangrijks naar voren komt. Een overvolle agenda maakt dat lastig.

Spreek af wie het gesprek begeleidt

Iemand moet tijdens de dag het doel bewaken, doorvragen en zorgen dat iedereen aan bod komt. Spreek vooraf af wie die rol op zich neemt en wie de afspraken vastlegt.

Bij een overzichtelijk onderwerp kan een collega de begeleiding verzorgen. Kijk wel of diegene voldoende ruimte heeft om zowel mee te praten als het gesprek te leiden. Dat wordt lastiger wanneer die persoon zelf een uitgesproken standpunt heeft of wanneer er spanning speelt.

Externe begeleiding kan dan helpen. Het MT kan deelnemen, terwijl iemand anders aandacht houdt voor de voortgang, voor wat er tussen de deelnemers gebeurt en voor een frisse blik. Terugkerende discussies of onderwerpen die moeilijk op tafel komen, zijn goede redenen om die mogelijkheid te overwegen.

Organiseer rust en ruimte om elkaar te ontmoeten

Een locatie buiten kantoor kan helpen om afstand te nemen van de dagelijkse vragen. Let op rust, privacy en de mogelijkheid om in verschillende samenstellingen te werken.

Regel ook hoe jullie bereikbaar zijn. Wie vangt dringende vragen op en wanneer kijken jullie naar berichten? Daarmee geef je elkaar ruimte om aanwezig te zijn.



Houd tijd vrij voor pauzes, een wandeling of een gezamenlijke lunch. Even bijpraten, lachen en elkaar buiten het gewone overleg spreken hoort ook bij samen een dag doorbrengen.

Maak duidelijk wat jullie na de dag gaan doen

Werk de gekozen afspraken uit voordat jullie naar huis gaan. Wie pakt wat op, wat is de eerste stap en wanneer komen jullie erop terug? Bespreek ook wat nodig is om die stap te zetten.

Bij nieuwe afspraken over besluitvorming kan dat betekenen dat jullie het volgende MT-overleg anders voorbereiden. Bijvoorbeeld door vooraf duidelijk te maken welke beslissing nodig is en welke informatie daarbij hoort. Zo krijgt de afspraak meteen een plek in het dagelijkse werk.

Plan een moment om na een paar weken te bespreken wat jullie merken. Worden besluiten duidelijker genomen? Komen dezelfde discussies terug? Wat vraagt nog aanpassing? Kijk ook welke elementen van de MT-dag jullie willen meenemen in het gewone overleg.

Wil je bespreken wat jullie MT-dag kan opleveren en welke begeleiding daarbij past? Bekijk hoe we bij TheDayShift een MT-dag begeleiden. Je hoeft de vraag vooraf nog niet volledig uitgewerkt te hebben.