AI en de toekomst van werk: hoe bereid je jouw organisatie voor?

AI en de toekomst van werk: hoe bereid je jouw organisatie voor?

AI roept vragen op over het werk en de mensen die je de komende jaren nodig hebt. Welke werkzaamheden kunnen veranderen? Welke kennis en vaardigheden worden belangrijker? En wat betekent dat voor medewerkers die nu bij jullie werken?

Ondertussen neem je vandaag al beslissingen over vacatures, opleidingen en de verdeling van werk. Juist daarom is het waardevol om stil te staan bij de invloed van AI - en andere ontwikkelingen - op jullie toekomstige personele behoeften.

Daarbij helpt het om verder te kijken dan functietitels. Een functie bestaat uit verschillende werkzaamheden. Als AI een deel daarvan kan ondersteunen of overnemen, verandert mogelijk ook wat je van de medewerker vraagt.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Hoewel je de toekomst natuurlijk niet kunt voorspellen, kun je er wel goed over nadenken. Dat vraagt om tijd om gezamenlijk vooruit te kijken en een werkwijze die helpt om concrete keuzes te maken.

Een manier die ik goed vind werken om inzicht te krijgen in de toekomst van werk en personele behoeften is strategische personeelsplanning.

Daarbij kijk je naar de richting van de organisatie en wat die vraagt van het werk en de medewerkers. AI is één van de ontwikkelingen die daarin een rol kunnen spelen. Ook veranderende klantvragen, groei en het vertrek van ervaren medewerkers kunnen gevolgen hebben voor de mensen en kwaliteiten die je nodig hebt.

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning is een manier om grip te krijgen op de personele bezetting en behoeften van de toekomst. Deze werkwijze helpt organisaties om een toekomstbeeld te schetsen en dat te vergelijken met het heden. De verschillen laten zien waar uitdagingen en ontwikkelmogelijkheden liggen.

Het gaat daarbij om zowel het aantal mensen als hun kennis, vaardigheden en verantwoordelijkheden. Vijf vragen helpen om dat concreet te maken:

• Wat willen we de komende jaren bereiken? Welke klanten willen jullie bedienen en welke dienstverlening en kwaliteit horen daarbij? Antwoorden op die vragen komen voort uit strategische verkenningen; een blik in de toekomst binnen en buiten de organisatie. Daarmee is het strategisch personeelsplan nauw verbonden met jullie organisatiestrategie en werkgeverstrategie.
• Welk werk verandert waarschijnlijk? Welke werkzaamheden nemen toe, worden eenvoudiger of komen erbij? Waar kan AI mogelijk
• Wat vraagt dat van onze mensen? Welke kennis, vaardigheden en capaciteit zijn nodig om dat werk goed te doen?
• Wat hebben we al in huis? Welke kwaliteiten zijn aanwezig, wie kan zich verder ontwikkelen en welke kennis dreigt bijvoorbeeld door vertrek verloren te gaan?
• Welke keuzes maken we nu? Wat betekent dit voor ontwikkeling, werving, kennisoverdracht en de verdeling van het werk?

Je hoeft daarbij niet van één vast toekomstbeeld uit te gaan. Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken wat er nodig is als AI vooral ondersteuning biedt, en wat er verandert als een groter deel van de werkzaamheden wordt geautomatiseerd. Zo wordt ook duidelijk welke voorbereidingen in meerdere situaties waardevol zijn.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Stel dat een klantserviceteam AI gaat gebruiken om eenvoudige klantvragen af te handelen. Medewerkers krijgen daardoor mogelijk meer complexe vragen.

Dat heeft gevolgen voor de inhoud van hun werk. Hebben zij voldoende kennis om die vragen te beantwoorden? Mogen zij zelfstandig een oplossing aanbieden? En hoe leren nieuwe collega’s het vak als de eenvoudige vragen minder vaak bij hen terechtkomen?

Ook de werkdruk verdient aandacht: minder eenvoudige vragen betekent niet vanzelf dat het overgebleven werk minder belastend is. TNO zag bij onderzoek naar AI in vier organisaties dat de gevolgen voor medewerkers sterk afhangen van hoe taken en werkprocessen worden ingericht. Lees het onderzoek van TNO

De uitkomst van personeelsplanning kan in dit voorbeeld zijn dat jullie investeren in begeleiding, verantwoordelijkheden aanpassen of bij een volgende vacature een ander profiel zoeken.

Betrek medewerkers bij die afwegingen. Zij kennen het dagelijkse werk, weten welke uitzonderingen voorkomen en kunnen aangeven welke ondersteuning helpt.

Is alleen strategische personeelsplanning genoeg?

Strategische personeelsplanning is geen einddoel. Het is een hulpmiddel om te bepalen welke veranderingen nodig zijn en hoe je daarop kunt voorbereiden.

Daarom moet het inzicht een vervolg krijgen. Bijvoorbeeld door ontwikkelafspraken te maken, kennis over te dragen, een functie anders in te richten of een nieuwe werkwijze uit te proberen. Spreek af wie dit oppakt, welke tijd daarvoor beschikbaar is en wanneer jullie de voortgang bespreken.

Als AI tijd vrijmaakt, bespreek dan ook waarvoor jullie die willen gebruiken. Bijvoorbeeld voor meer aandacht voor klanten, verdere ontwikkeling of het verminderen van werkdruk. Zo verbind je technologische mogelijkheden aan wat jullie als organisatie willen bereiken en aan goed werk voor medewerkers.

Blijf vervolgens toetsen of het toekomstbeeld nog klopt. Wat leren jullie in de praktijk, en welke keuzes moeten worden bijgesteld?

Reflectievragen

• Wanneer heeft jullie MT voor het laatst besproken hoe het werk de komende jaren kan veranderen?
• Hoe zien de functies er over 3 tot 5 jaar uit binnen jullie organisatie?

Kunnen jullie hulp gebruiken bij het onderzoeken van jullie toekomstige werk en personele behoeften? Wij denken graag mee en helpen de inzichten te vertalen naar concrete keuzes over ontwikkeling, werving en de inrichting van het werk. Bespreek jullie vraag met ons!