Overbewerken herkennen en onnodig werk verminderen

De offerte is inhoudelijk klaar. Toch volgt nog een ronde om de toelichting uit te breiden. Daarna kijkt een tweede collega ernaar. Levert die extra inspanning een beter voorstel op? Of zou de klant met de eerdere versie al een goede keuze kunnen maken?

Dat is een vraag die bij meer werkzaamheden speelt. Denk aan het invoeren van dezelfde gegevens in meerdere stappen van het proces óf het vastleggen van gegevens die niemand verder gebruikt.

Een ander voorbeeld is het uitvoeren van controles of werken volgens het 4-ogen principe terwijl het voorkomen van de fout die het moet voorkomen aan de voorkant van het proces ligt.

Dezelfde gegevens opnieuw invoeren

Een verkoopmedewerker legt klantgegevens en afspraken vast in het CRM. Een collega neemt die over in de planning. Voor een intern overzicht worden dezelfde gegevens nog eens in Excel gezet. Bij een wijziging moeten alle drie de plekken worden bijgewerkt.

Dat kost tijd en maakt het mogelijk dat verschillende versies naast elkaar ontstaan. Vervolgens zijn extra telefoontjes en controles nodig om te achterhalen welke informatie klopt.

Kijk met de betrokken medewerkers welke gegevens zij nodig hebben, wanneer en waarvoor. Bepaal waar die informatie wordt bijgehouden en wie verantwoordelijk is voor wijzigingen. Daarna kun je onderzoeken hoe collega's dezelfde gegevens kunnen gebruiken, bijvoorbeeld via een gedeeld overzicht of een koppeling tussen bestaande systemen.

Controleren zonder duidelijk doel

Controles kunnen fouten voorkomen en kwaliteit bewaken. Maar ook controles verdienen af en toe een kritische blik. Denk aan een standaardofferte die door meerdere mensen wordt nagekeken, terwijl zij dezelfde punten beoordelen. Of aan een leidinggevende die iedere order opnieuw controleert, ook wanneer medewerkers die binnen duidelijke afspraken zelfstandig mogen afhandelen.

Bespreek welk risico iedere controle afdekt, wat er precies wordt beoordeeld en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo kun je bepalen waar een tweede beoordeling nodig is en waar controles elkaar onnodig overlappen. Dat er weinig fouten worden gevonden, is op zichzelf geen reden om een controle te schrappen: het kan juist betekenen dat de werkwijze goed functioneert.

Komen bij een controle steeds dezelfde fouten naar boven, onderzoek dan ook hoe die ontstaan. Misschien ontbreekt informatie bij de intake of is een instructie onduidelijk. Door dat te verbeteren, verminder je het herstelwerk en kun je opnieuw beoordelen welke controle nodig blijft.

Onderzoek het werk samen met medewerkers

Overbewerken ontstaat vaak geleidelijk. Een extra controle na een fout, een sjabloon dat steeds uitgebreider wordt of een eigen lijstje omdat informatie elders lastig te vinden is. Iedere toevoeging kan op dat moment begrijpelijk zijn. Samen kunnen ze het werk behoorlijk omslachtig maken.

Neem daarom een echte opdracht erbij en loop die door met de mensen die eraan werken. Betrek ook degene die het resultaat gebruikt. Vraag bij een stap die veel tijd kost:

- Wat moet deze stap opleveren of voorkomen?

- Wie gebruikt het resultaat en waarvoor?

- Kunnen we dat met minder handelingen bereiken?

Probeer één aanpassing uit en beoordeel samen het effect. Blijft de benodigde kwaliteit overeind? Kan de volgende collega goed verder? Tijdwinst op de ene plek mag niet tot extra uitzoekwerk op een andere plek leiden. Door medewerkers hierin mee te laten denken en proberen, bouwen zij ervaring op om ook volgende verbeteringen zelf te herkennen en door te voeren.

Geef de vrijgekomen ruimte een bestemming

Minder overbewerken maakt capaciteit vrij. Bespreek bewust waarvoor jullie die willen gebruiken: klanten sneller helpen, meer aandacht voor een ingewikkelde vraag, kennis overdragen of lucht creëren in een volle werkweek.

Zo wordt procesverbetering merkbaar voor klanten én medewerkers. Mensen krijgen meer ruimte om hun vak goed uit te oefenen en zien wat hun bijdrage aan een betere werkwijze oplevert.

Bij TheDayShift helpen we onderzoeken waar onnodige stappen zijn ontstaan en welke kwaliteit nodig blijft. Samen met medewerkers maken we keuzes en begeleiden we het uitproberen en invoeren van een eenvoudiger werkwijze. Lees hoe we helpen bij organisatie en processen

Vermoeden jullie dat er veel tijd gaat zitten in extra uitwerking, dubbele invoer of controles? Laten we samen kijken waar jullie ruimte kunnen vrijmaken