Hoe zorg je voor meer verantwoordelijkheid?

Verantwoordelijkheid en eigenaarschap; als het er is loopt alles op rolletjes. En er wordt gebouwd aan het bedrijf, kansen worden benut, mensen ontwikkelen zich en klanten worden optimaal bediend. Als het er niet is dan zijn er flink wat (onuitgesproken) frustraties. Het bedrijf staat stil, er wordt met vingers naar elkaar gewezen en afspraken worden niet nagekomen.

Vaak is het al langer onderwerp van gesprek. En is het (daarna) in de kernwaarden vastgelegd. Maar dat heeft niet veel veranderd. Hoe je daar wel verandering in kan brengen behandelen we in deze blog.

4 aspecten van verantwoordelijkheid

Allereerst: waar hebben we het eigenlijk over? Wat mij betreft om (een combinatie van) deze vier punten:

1.  Verantwoordelijkheid voor je eigen rol/functie en taken.
2. Verantwoordelijkheid als gedragscomponent, bijvoorbeeld in het goed en tijdig doen van je werk en het nakomen van afspraken.
3. Verantwoordelijkheid voor de organisatie of team door initiatief te nemen of eigenaarschap te tonen voor iets dat wellicht buiten je functie valt.
4. Verantwoordelijkheid naar jezelf waarbij je actief investeert in je eigen ontwikkeling en het verbeteren van het niveau van je werk.

Verantwoordelijkheid is nauw verbonden met intrinsieke motivatie, betrokkenheid en psychologische veiligheid. En ik geloof oprecht dat iedereen verantwoordelijk kan en wil zijn. Punt. En als je het niet ziet, dan is er iets. Wat dat is, daar moet je dan achter zien te komen.

Verschil tussen verantwoordelijkheid en eigenaarschap

Maar eerst moeten we nog een spade dieper. Want het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen verantwoordelijkheid en eigenaarschap. In de volksmond worden ze vaak door elkaar heen gebruikt maar er is een duidelijk verschil. Wanneer je dat verschil weet kan je als leider de juiste stappen zetten om het te ontwikkelen.

Verantwoordelijkheid

• Is 'extern' opgelegd: je richt je op wat is vastgelegd in functiebeschrijvingen, werkprocessen of toegewezen in specifieke taken.
• Is reactief, in die zin dat je uitvoert wat is afgesproken.
• Qua accountability ligt de nadruk op resultaten volgens afgesproken criteria.

Eigenaarschap

• Is intrinsiek gedreven; je richt je op het eindresultaat (voor het team, de organisatie en/of de klant) en voelt je daar eigenaar van of bij betrokken en trots op.
• Is proactief, vanwege het zelfstandig zetten van benodigde stappen of het initiëren van verbeteringen en het opperen en oppakken van ideeën.

 Nu lijkt het net of verantwoordelijkheid op zich niet goed is. Dat is niet zo. Maar zoals je ziet brengt eigenaarschap zowel de organisatie, als ieder individueel, verder.

Waarom is dit onderscheid belangrijk?

1. Het één kan niet zonder het ander. De duidelijkheid en structuur die zorgt voor verantwoordelijkheid is het fundament om eigenaarschap op te bouwen. Zonder dat fundament mis je een gezond basisniveau en is niet duidelijk genoeg wat er verwacht wordt.
2. Je weet wat je in moet richten voor dat fundament. Denk aan functiebeschrijvingen, processen, kernwaarden + gedrag.  En: elkaar op een goede manier aanspreken of bevestigen wanneer verantwoordelijkheid al dan niet ten volle wordt genomen.
3. Je kan op basis van dit onderscheid ook gerichte stappen zetten om eigenaarschap te stimuleren.

Ingrediënten voor verantwoordelijkheid

Maar hoe zorg je daar nou voor? Door in te richten WAAROP en WAARBINNEN, WAAROM en HOE iedereen verantwoordelijkheid kan nemen.

Waarop

• Duidelijke functiebeschrijving en procesbeschrijvingen
• Afgesproken gedrag (jullie cultuur)
• Op taakniveau: duidelijke afspraken en verwachtingen (wat verwacht je van wie en wanneer?)

Waarom

• Een gezamenlijk doel; jullie missie, visie en strategie. (Zingeving) Dit zorgt ook de juiste prioriteit en belang in plaats van 'geen tijd'.

 Waarbinnen

• Helderheid over beslissingsbevoegdheden en mandaten
• Eventuele andere kaders

Waarmee

• Toegang tot middelen en tools
• Communicatielijnen en aanspreekpunten
• Tijd/capaciteit
• (ontwikkeling van) Skills

Maar: verantwoordelijkheid en eigenaarschap is geen doel op zichzelf. Het is de uiting van intrinsieke motivatie. Of beter: dé uiting van intrinsieke motivatie.

Als MT/leidinggevende biedt je daarom naast het inrichten van bovenstaande de volgende ingrediënten:

• Frequente communicatie over de (voortgang van) missie, visie en strategie
• Ruimte voor eigen invulling van de functie.
• Ruimte en aanmoediging om beslissingen en initiatief te nemen buiten de kaders van de functiebeschrijving. (en over grenzen van teams/afdelingen heen)
• Ondersteuning in de persoonlijke ontwikkeling.

Nu realiseer ik mij dat dit een behoorlijke lijst met ingrediënten is. Daarom 3 tips:

1️⃣ Loop eens door de lijst en kijk wat er al is.

2️⃣ Voor de zaken die er nog niet (helemaal) zijn: waar kan je met relatief weinig effort een stap in zetten?

3️⃣ Realiseer: het hoeft niet ineens morgen af. Ontwikkel dit stap voor stap.

Wil je eens sparren over hoe je meer eigenaarschap bij jullie in de organisatie kan creëren? Laat het weten