Drukte is zelden een capaciteitsprobleem

“We hebben gewoon te weinig mensen.”

Het is misschien wel de meest gehoorde verklaring voor hoge werkdruk, uitval en stress in organisaties.

En soms klopt dat ook.

Maar opvallend vaak is het niet het échte probleem.

Hard werken ≠ goed ingericht werken

In veel organisaties zien we dit:

• Mensen werken structureel over
• Agenda’s zitten vol met overleg
• Taken worden tussendoor ‘even’ opgepakt
• Iedereen is druk,  maar niemand heeft overzicht

En toch blijft het gevoel bestaan: we lopen achter de feiten aan.

Niet omdat mensen niet gemotiveerd zijn.

Maar omdat het werk niet logisch is ingericht.

Waar drukte écht vandaan komt

Werkdruk ontstaat zelden door één oorzaak. Meestal is het een stapeling van kleine ontwerpfouten:

• Onduidelijke prioriteiten → alles voelt urgent
• Onduidelijke rollen → werk blijft liggen of wordt dubbel gedaan
• Geen expliciete samenwerkafspraken → afstemming kost onnodig veel tijd
• Processen die historisch zo gegroeid zijn → maar niet meer passen bij vandaag
• Systemen die niet ondersteunen → maar extra werk creëren

Het gevolg?

Mensen compenseren met inzet, loyaliteit en overuren.

Totdat dat niet meer gaat.

Waarom extra mensen zelden de oplossing zijn

Nieuwe mensen aannemen lijkt logisch.

Maar zonder het onderliggende ontwerp te verbeteren, gebeurt vaak dit:

• Nieuwe collega’s raken snel overbelast
• Ze nemen bestaande patronen over
• De complexiteit neemt toe
• De druk verschuift, maar verdwijnt niet

Het systeem blijft hetzelfde.

Alleen de belasting wordt anders verdeeld.

Werkdruk is een ontwerpkwestie

De vraag is dus niet alleen:

“Hebben we genoeg mensen?”

Maar vooral:

“Is het werk zo ingericht dat mensen hun werk goed kúnnen doen?”

Dat vraagt om keuzes, zoals:

• Wat doen we wél en wat niet (meer)?
• Waar ligt eigenaarschap echt?
• Welke afspraken helpen ons samenwerken eenvoudiger te maken?
• Welke processen en systemen maken het werk lichter, in plaats van zwaarder?

Ruimte ontstaat niet door harder werken

Ruimte ontstaat door:

• slimmer organiseren,
• heldere keuzes,
• en het weghalen van frictie.

Pas dan ontstaat er:

• tijd om vooruit te kijken,
• ruimte voor ontwikkeling,
• en energie om met plezier te werken.

En dát is precies de voedingsbodem voor intrinsieke motivatie.

De paradox van drukte

Het ironische is: juist organisaties die het te druk hebben, nemen geen tijd om het anders in te richten.

Maar zonder die investering blijft de druk bestaan, met alle gevolgen van dien: uitval, verloop, frustratie en gemiste kansen.

Een reflectievraag

Als je eerlijk kijkt naar jullie werkdruk:

• Waar kost het werk structureel meer energie dan nodig?
• En wat zegt dat over hoe het werk is ontworpen?



Want misschien is de oplossing niet méér mensen.

Maar minder ruis, betere afspraken en meer ruimte.