Van eilandjes naar één MT: de 5 S’en die soepele samenwerking mogelijk maken

Een goed MT vormen is best een uitdaging. In de praktijk zie je vaak dat er - bijna ongemerkt - eilandjes ontstaan. Prioriteiten gaan uiteenlopen, besluitvorming wordt stroperig en “met één mond praten” richting de organisatie blijkt lastiger dan het klinkt. En eerlijk is eerlijk: iedereen in het MT runt óók een eigen team of afdeling. Dan krijgt samenwerken soms niet automatisch dezelfde prioriteit.

Hoe doorbreek je dat?

Door met elkaar expliciet te zorgen voor helderheid op vijf bouwstenen. Noem het de 5 S’en: een praktisch kader dat je helpt om samenwerking niet aan het toeval over te laten, maar bewust in te richten.

1) Stip (en strategie): dezelfde richting, dezelfde taal

Zonder gezamenlijke richting ga je als MT vanzelf “naast elkaar” werken in plaats van “met elkaar”. Dan worden vergaderingen een optelsom van updates, en wordt alignment achteraf gerepareerd.

Waar gaat het over?

• Doel als MT: waarom bestaan we als MT, en wat is onze gezamenlijke opdracht, hoe zijn we van waarde voor de organisatie?
• Filosofie op leiderschap: hoe kijken we naar sturen, eigenaarschap, verantwoordelijkheid en voorbeeldgedrag? hoe willen we - ieder in onze eigen teams - op een uniforme manier werken aan de ontwikkeling van de mensen
• Missie, visie, strategie en jaarplan: wat streven we na, en wat betekent dat concreet dit jaar?

Signalen dat deze S mist

• Discussies die steeds terugkomen (“Maar wat is nou écht het belangrijkste?”)
• Veel ad-hoc besluiten of “brandjes”
• Afdelingen optimaliseren lokaal, terwijl het geheel niet vooruitkomt

Praktisch maken

• Formuleer één gezamenlijke “stip”-zin: “Als MT zijn wij succesvol als…”
• Vertaal strategie naar 3-5 organisatieprioriteiten en benoem wat jullie niet doen dit jaar
• Spreek af welke beslissingen altijd langs de strategie-lat gaan

2) Synergie (en sterktes): één team vanuit verschil

Een krachtig MT is geen club mensen die het altijd eens is. Het is een team dat verschil kan benutten zonder elkaar kwijt te raken. Juist daar ontstaat kwaliteit: betere besluiten, scherpere afwegingen, meer draagvlak.

Waar gaat het over?

• Gedrag & cultuur: waarden en het concrete gedrag binnen het team
• Feedback én bevestiging: zowel aanspreken als waarderen
• Gezond conflict: hoe gaan we constructief met conflicten en meningsverschillen om
• Persoonlijkheidskenmerken/voorkeuren: begrijpen hoe de ander denkt en handelt

Signalen dat deze S mist

• Vergaderingen zijn “vriendelijk”, maar besluiten worden buiten de meeting teruggedraaid
• Irritaties sudderen door, onderstroom groeit
• Mensen haken af of worden dominant; stille kennis blijft onbenut

Praktisch maken

• Maak conflict expliciet normaal: “We willen het oneens kunnen zijn zonder onveiligheid.”
• Spreek feedback-taal af (kort, concreet, zonder omwegen)
• Breng voorkeursstijlen in kaart (bijv. besluitvaardig vs. zorgvuldig, snel vs. precies) en benoem de valkuil per stijl

3) Structuur: samenwerking die wérkt (ook als het druk is)

Goede intenties zijn niet genoeg als de samenwerking niet slim is ingericht. Structuur is wat je redt op drukke weken: afspraken, kaders en duidelijkheid.

Waar gaat het over?

• Samenwerkafspraken: hoe werken we samen, wat verwachten we van elkaar?
• Vergaderen & asynchroon werken: wat moet live, wat kan anders?

Denk aan updates via een gedeeld document, korte check-ins, beslissen via een voorstel in Teams/Slack, of werken met duidelijke “beslisvensters”.

• Rollen en verantwoordelijkheden: wie is eigenaar waarvan?
• Besluitvorming: hoe nemen we besluiten, en hoe leggen we ze vast?

Signalen dat deze S mist

• Alles moet in de MT-vergadering “omdat we elkaar even moeten spreken”
• Onheldere eigenaarschap: “Wie pakt dit nou op?”
• Besluiten zijn vaag, acties verdwijnen, follow-up ontbreekt

Praktisch maken

• Werk met een helder besluitvormingsmodel (bijv. advies, consent, meerderheidsbesluit, mandaat) en kies bewust per onderwerp
• Maak een standaard vergaderformat:

1. strategie/keuzes, 2) organisatieperformance, 3) risico’s, 4) mensen & samenwerking

• Introduceer expliciete “meeting-alternatieven”: wanneer is een update genoeg, wanneer is een besluit nodig, wanneer vraagt iets discussie?

4) Sturing: proactief leiden in plaats van reactief managen

Sturing gaat over de besturing van de organisatie én de verbinding met wat er speelt. Zodat het MT niet alleen reageert, maar vooruit kan kijken en de organisatie meeneemt.

Waar gaat het over?

• Welke informatie hebben we nodig uit de organisatie om goed te sturen?
• Op welke KPI’s sturen we (en welke juist niet)?
• Stakeholdermanagement: wie moeten we betrekken, wanneer en hoe?
• Communicatieplan: wanneer communiceren we wat, en via welke kanalen?
• Jaarplanning: wanneer bespreken we welk onderwerp (zodat niets “vergeten” wordt)?
• Risicomanagement: waar zitten de grootste risico’s, en wie is eigenaar?

Signalen dat deze S mist

• MT-agenda wordt bepaald door incidenten
• KPI’s zijn óf te veel óf te vaag; discussies blijven meningen
• Organisatie hoort besluiten laat of verschillend per MT-lid

Praktisch maken

• Kies 6-10 kern-KPI’s die echt sturen op strategie (maximaal overzichtelijk)
• Plan vaste “stuurmomenten” in het jaar (strategie, talent, budget, risico’s, klant, operatie)
• Maak communicatie eigenaarschap: wie vertelt wat, wanneer, en met welk doel?

5) Succesfactoren: obstakels weg, koers vasthouden

Dit is de vaak vergeten laag: zorgen dat alles wat je afspreekt ook daadwerkelijk blijft leven. Want samenwerking verbeteren vraagt aandacht, aanpassing en onderhoud.

Waar gaat het over?

• Hoofdpunt: borging & evaluatie / intervisie: reflecteren jullie structureel op samenwerking en zijn alle ingrediënten voor succes nog aanwezig?
• Capaciteit vrijmaken: komen we toe aan de juiste dingen of moeten we tijd vrijmaken of prioriteren?
• Werkplezier, motivatie & welzijn: hoe houden jullie het vol, ook onder druk?
• Ontwikkeling: groeien we als leiders, individueel én als team
• Doelen/voortgang: halen we onze doelen? Zo ja: vieren, zo nee: wat is er nodig?

Signalen dat deze S mist

• Goede voornemens sneuvelen in de waan van de dag
• Energie zakt weg; cynisme of vermoeidheid neemt toe

Praktisch maken

• Plan elke 6-8 weken een korte “samenwerkingscheck” (20 minuten): wat helpt, wat schuurt, wat hindert, wat spreken we af?
• Maak 1 MT-lid (roulerend) “procesbewaker”: bewaakt afspraken, besluitvorming en follow-up
• Zet doelen om in ritme: acties met eigenaar, datum, en terugkoppeling

Een simpele oefening om morgen te starten

Pak de 5 S’en erbij en geef elkaar als MT een score van 1–5 per onderdeel:

• Stip & strategie
• Synergie & sterktes
• Structuur
• Sturing
• Succesfactoren

Kies vervolgens:

1. één S waar jullie de meeste winst kunnen pakken, en
2. twee concrete acties die je binnen 30 dagen zichtbaar kunt maken.

Zo maak je het klein genoeg om te doen, en groot genoeg om verschil te merken.

Tot slot

Als jullie als MT expliciet helderheid hebben op deze vijf S’en - en het ook echt hebben ingericht - dan heb je de structuur en ingrediënten om met elkaar (en naast elkaar) bergen te verzetten. Met één verhaal, snelle besluiten, duidelijke opvolging en minder gedoe.

Kan je daar wel hulp bij gebruiken? Laat het gerust weten.