De waan van de dag doorbreken: waar begin je?

Je wilde deze week werken aan jullie plannen voor volgend jaar en de ontwikkeling van een medewerker bespreken. Maar een klant belde, een collega had een besluit nodig en een spoedklus gooide de agenda om. Vrijdag is er veel werk verzet. Maar die twee to-do's staan er nog.

Onverwacht werk hoort erbij. Als belangrijke plannen steeds moeten wijken, verdient dat patroon aandacht. Ik hoor 'de waan van dag' als de grootste oorzaak waarom MT's niet aan strategische plannen en het uitvoeren van besluiten toekomen. Daarom is het belangrijk om enerzijds uit te zoeken wat die 'waan' veroorzaakt in de dagelijkse gang van zaken en anderzijds met elkaar duidelijke prioriteiten af te spreken.  In deze blog neem ik je mee in beide richtingen.

1. Kies samen wat voorrang krijgt

Wanneer ieder project belangrijk is en elk verzoek urgent, moeten mensen telkens zelf bepalen wat voorgaat. De vraag die het hardst klinkt, krijgt dan gemakkelijk de meeste aandacht.

Maak daarom als directie en MT duidelijk welke doelen de komende periode voorrang krijgen. Leg die vast in één gedeeld strategisch jaarplan en vertaal ze naar concrete keuzes voor het dagelijkse werk. Dat betekend dat team- of afdelingsplannen aansluiten op de strategie van de organisatie en rekening houden met de benodigde capaciteit. Zo voorkom je tegengestelde prioriteiten en ten diepste eilandjesvorming.

Gebruik jullie prioriteiten ook om te bepalen welke projecten kunnen wachten of stoppen. Een nieuwe prioriteit vraagt een keuze over het werk dat er al ligt. Bespreek veranderingen gezamenlijk, zodat teams vanuit hetzelfde uitgangspunt blijven werken.

2. Onderzoek welke brandjes blijven terugkomen

Houd een week bij welk onverwacht werk ertussendoor komt. Noteer kort de aanleiding, waarom het direct aandacht vraagt en wat daardoor blijft liggen. Bespreek dit met de betrokken collega’s. Het gaat er dan vanzelfsprekend niet om wie de schuld heeft maar wat de oorzaak is en hoe jullie met elkaar kunnen zorgen dat er rust gaat onstaan.

Bijvoorbeeld: verkoop belooft regelmatig een snelle levering zonder afstemming met de planning. Vervolgens moeten medewerkers schuiven, andere klanten wachten en komt de beslissing alsnog bij het MT terecht.

Onderzoek samen welke informatie, afspraken of bevoegdheden ontbreken. Kunnen verkoop en planning vooraf bepalen welke levertijden haalbaar zijn en hoe ze uitzonderingen beoordelen?

Zo pak je een terugkerende oorzaak aan. Bij andere verstoringen kan ontbrekende kennis of te weinig capaciteit meespelen. De oorzaak bepaalt welke oplossing helpt.

3. Help medewerkers zelf verder

Als jij iedere vraag overneemt, blijven veel oplossingen afhankelijk van jouw beschikbaarheid. Geef medewerkers ruimte om zelf afwegingen te maken, met duidelijke afspraken over hun verantwoordelijkheid en beslissingsruimte.

Komt iemand met een probleem? Probeer dan deze volgorde:

1. Stel je eigen oplossing even uit. Vraag wat er speelt en wat er nodig is.
2. Help de ander nadenken. “Welke stappen kun je zelf zetten?” en “Van wie heb je hulp nodig?”
3. Spreek terugkoppeling af. Wat wil je horen en wanneer bespreken jullie het resultaat?
4. Laat de uitvoering bij de medewerker. Geef ruimte voor diens aanpak en blijf beschikbaar voor afgesproken ondersteuning.

Soms heeft iemand uitleg nodig of vraagt de situatie om een besluit dat bij jou hoort. Geef die hulp. Zelfstandigheid groeit wanneer mensen weten wat ze mogen, kunnen en van jou mogen verwachten.

4. Plan tijd voor de toekomst en kijk terug

Vertaal jullie langetermijndoelen naar haalbare stappen voor het kwartaal en de komende weken. Reserveer structureel tijd voor strategische keuzes, verbeteringen en het ontwikkelen van mensen.

Maak daarbij expliciet welk ander werk wordt verplaatst, vereenvoudigd of gestopt. Houd ook ruimte voor onverwachte vragen die bij jullie werk horen. Spreek af wat direct aandacht vraagt en wat tot een vast afstemmoment kan wachten.

Sluit de week kort af: wat hebben we bereikt, wat bleef liggen en wat pakken we volgende week op? Kijk maandelijks met het MT naar de voortgang van jullie prioriteiten. Welke belemmering vraagt om een besluit? Past de planning nog bij wat haalbaar is?

Geef vrijgekomen tijd een bewuste bestemming. Bijvoorbeeld kennis overdragen, medewerkers begeleiden of een volgende verbetering uitproberen. Zo krijgt werken aan de toekomst een vaste plek in het dagelijkse werk.

Samen ruimte maken

Blijven belangrijke plannen bij jullie liggen? Bij TheDayShift onderzoeken we hoe jullie koers, samenwerking en inrichting van het werk elkaar beïnvloeden. We helpen prioriteiten vertalen naar haalbare stappen en begeleiden de uitvoering.

Bespreek jullie vraag met Richard. In een eerste gesprek verkennen we wat er speelt en welke hulp daarbij past.