Nieuwe medewerkers inwerken zonder ervaren collega’s te overbelasten

De nieuwe collega is enthousiast en stelt goede vragen. Gelukkig is er een ervaren medewerker die bijna alles weet. Alleen wordt die inmiddels zo vaak onderbroken dat het eigen werk blijft liggen. En als deze collega een dag afwezig is, blijkt hoe afhankelijk het inwerken van één persoon is geworden.

Goed inwerken vraagt begeleiding, oefening en toegankelijke kennis. Door die samen te organiseren, kunnen nieuwe medewerkers stap voor stap zelfstandiger worden. Ervaren collega's krijgen de tijd om te begeleiden en hun kennis wordt ook bruikbaar wanneer zij niet naast iemand zitten.

Maak duidelijk wat iemand gaat leren

Een rondleiding, uitleg van de systemen en een lijst met contactpersonen helpen bij de start. Vervolgens is het belangrijk om uit te leggen waar het bedrijf voor staat en wat jullie visie is. Daarna moet een nieuwe medewerker vooral leren hoe het werk hier wordt gedaan: wat een goed resultaat is, welke afwegingen daarbij horen en wanneer hulp nodig is.

Begin daarom bij de werkzaamheden die iemand gaat oppakken. Welke kan de nieuwe collega eerst samen met een ervaren medewerker uitvoeren? Wat kan daarna zelfstandig worden geprobeerd? En waaraan zien jullie dat iemand toe is aan complexere opdrachten, aan de volgende stap of een volgend deel van het proces.

Bespreek met de nieuwe medewerker welke taken die al beheerst en waarvoor nog uitleg of oefening nodig is. Bepaal samen waar je tijdens het inwerken aandacht aan besteedt en welke begeleiding daarbij helpt.

Inwerken kan in allerlei vormen. Welke vorm het beste werk is afhankelijk van het soort functie en bedrijf én van de ervaring van de medewerker. Twee voorbeelden zijn deze:

• Deel een taak of proces op in stukken. Laat de nieuwe medewerker eerst het eerste stuk onder de knie krijgen voordat het volgende deel wordt geleerd. (laat wel altijd het gehele proces een keer zien zodat de nieuwe medewerker weet hoe stap 1 past in het geheel)
• Laat de nieuwe medewerker eerst bekend wordt met een specifieke klantvraag of product en bouw zo de complexiteit op.

Geef een buddy een duidelijke opdracht en tijd

Een buddy kan een vertrouwd aanspreekpunt zijn voor praktische vragen, uitleg en het leren kennen van de organisatie. Spreek wel af wat die rol inhoudt. Gaat het om wegwijs maken, vakinhoudelijk begeleiden of allebei? En welke vragen horen bij de leidinggevende of een andere specialist?

Kijk vervolgens wat begeleiding vraagt van de planning. Als de buddy dezelfde hoeveelheid werk moet blijven verzetten, wordt de uitleg gemakkelijk tussendoor gepropt off wordt het voor de buddy gemakkelijk om 'het even snel zelf te doen'. Reserveer momenten om samen te werken en bepaal welke taken tijdelijk anders worden verdeeld.

Ook voor de nieuwe medewerker geeft dat rust. Die weet wanneer er tijd is om vragen te bespreken en welke situaties direct overleg vragen. Vragen mogen stellen blijft belangrijk, ook buiten een gepland moment als het werk anders vastloopt.

Verstandig omgaan met tijd

Het is verstandig dat de buddy afstemt hoe deze de nieuwe collega helpt. Want anders wordt het al snel een kwestie van 'naast elkaar zitten' en kost het vooral heel veel tijd met een vrij vlakke leercurve. Om dat te voorkomen zijn twee dingen belangrijk:

• Focus op het zo snel mogelijk zelfstandig uitvoeren van stappen. De buddy neemt dus niet over maar geeft instructies en controleert.
• Spreek af hoe en wanneer de nieuwe collega vragen kan stellen of kenbaar kan maken dat er een vraag is. Dat voorkomt dat de buddy niet meer aan focustijd toekomt.

Maak van uitleg een bruikbaar naslagwerk

Een buddy legt vaak dingen uit die nergens staan. Hoe je een klantvraag verduidelijkt. Waar je aan ziet dat een opdracht compleet is. Welke controle vóór de uitvoering nodig is. Dat zijn geschikte momenten om beproefde werkwijzen vast te leggen.

Begin klein, bijvoorbeeld bij vragen die steeds terugkomen. Een korte uitleg met een goed voorbeeld kan al voldoende zijn. Laat de nieuwe collega terugvertellen of opschrijven wat die heeft begrepen en laat de begeleider de inhoud controleren. Daarmee toets je tegelijk of de uitleg duidelijk was.

Een bruikbare werkinstructie kan bevatten:

- Wanneer je de werkwijze gebruikt en welk resultaat je wilt bereiken.

- De belangrijkste stappen en de informatie die je nodig hebt.

- Een voorbeeld waaraan je goed werk kunt herkennen (en hoe je dat kan controleren)

- Uitzonderingen en het moment waarop je hulp inschakelt.

Deel ook waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Dat helpt iemand om later een afweging te maken wanneer een situatie afwijkt. Een beschrijving blijft daarbij een aanvulling op meekijken, oefenen en feedback krijgen.

Zorg dat kennis terug te vinden en te vertrouwen is

Het naslagwerk heeft pas waarde als medewerkers het op het juiste moment kunnen vinden. Sluit aan bij de hulpmiddelen die jullie al gebruiken en spreek één herkenbare plek af voor de geldende werkwijze. Gebruik titels die aansluiten op de taak, zoals "Een installatie voorbereiden" of "Een wijziging in een klantopdracht verwerken".

Benoem wie de informatie actueel houdt en hoe collega's een verbetering kunnen doorgeven. Anders ontstaan verschillende versies en blijft de vraag alsnog: welke klopt? De vragen van nieuwe medewerkers kunnen juist helpen om ontbrekende uitleg of verouderde afspraken zichtbaar te maken.

Het vastleggen kan op allerlei manieren. Denk bijvoorbeeld aan één of meerdere Word-documenten, Loop (van MS365), Intranet of een bedrijf-eigen Wiki. Het belangrijkste; het moet is iets zijn dat makkelijk te vinden is en snel het juiste antwoord geeft.

Bouw zelfstandigheid bewust op en evalueer

Een inwerkperiode eindigt niet voor iedereen op hetzelfde moment. Bespreek regelmatig wat iemand al zelfstandig kan, waar nog ondersteuning nodig is en wat een passende volgende stap is. Houd daarbij oog voor de kwaliteit van het werk en voor hoe de medewerker het zelf ervaart. En blijf daarbij ook afstemmen waar coaching van de leidinggevende nodig is en nadruk op moet leggen.

Kijk met een recent gestarte medewerker en diens begeleider terug op het inwerken. Was er voldoende tijd voor uitleg en oefening? Was duidelijk bij wie de medewerker terechtkon en waar informatie te vinden was? Kies samen één verbetering die de volgende inwerkperiode makkelijker maakt voor beiden.

Ontwikkeling van medewerkers draagt bij aan werken vanuit intrinsieke motivatie en werkplezier. En vanzelfsprekend zorgt dit voor het op peil houden van de kwaliteit van jullie werk voor de klant.

Bij TheDayShift helpen we het inwerken verbinden aan de inrichting van het dagelijkse werk. We kijken met medewerkers en leidinggevenden naar de leerroute, begeleidingstijd, kennisdeling en praktische werkafspraken. Zo maken jullie de aanpak samen toepasbaar en kunnen jullie die verder ontwikkelen.

Wil je onderzoeken hoe het inwerken bij jullie beter kan worden georganiseerd? Bespreek jullie vraag met ons