Waarom de Amazon vergadermethode niet werkt

Ik zeg het maar gewoon: ik vind dit een slecht idee. Het is symptoombestrijding en geen oplossing…
 
Misschien heb je het filmpje wel gezien: bij Amazon gebruiken ze geen presentaties meer maar compleet uitgewerkte documenten. Ze reserveren in iedere meeting de eerste 30 minuten zodat iedere manager het document kan/moet lezen en zich dus niet door de meeting kan bluffen. (letterlijke tekst van Jeffrey Bezos) Iedereen doet dat in stilte en daarna begint het inhoudelijke overleg.
 
Waarom ik dit geen goed idee vind?
 
1. De een leest sneller dan de ander. Sowieso al, maar bijvoorbeeld ook vanwege dyslexie, ADD, etc. Voor niemand een optimale situatie dus.
 
2. Het lukte de managers niet om op een geschikt moment de meetings voor te bereiden en zich in te lezen. Dan klopt er iets niet… qua cultuur en commitment of qua werkdruk en/of prioriteitstelling.
 
Wat werkt dan wel?
 
🔀Werk (deels) asynchroon:
Het uitwerken van een document/voorstel is een heel goed idee. Maar die moet je, samen met het doel van de vergadering, vooraf delen. Asynchroon werken dus. Zo kan iedereen de informatie op een geschikt moment tot zich nemen en erover nadenken.
Feedback op of vragen over de informatie - of de hele besluitvorming - zou zelfs ook volledig asynchroon kunnen maar een combinatie tussen een goed geleide meeting en informatie vooraf is ook prima.
 
💓Werk aan je cultuur:
Wil je jullie meetings verbeteren en zorgen dat jullie effectief met elkaar samenwerken? Dan moet je met elkaar benoemen hoe je het graag zou willen en het gewenste gedrag beschrijven. Daar geef je met elkaar commitment op en daar houd je elkaar op een constructieve manier aan.
 
⏱️Tijdgebrek?
Het vraagt bewuste actie om de juiste prioriteiten te stellen en om tijd vrij te gaan maken en/of werkdruk te verminderen. Beter en minder vergaderen is wat dat betreft laaghangend fruit. Maar het is sowieso van groot belang om mensen te helpen die teveel druk ervaren of standaard tijd tekort komen door structurele oplossingen aan te brengen.
 
En dan maar even wat product placement:
 
Dat beter vergaderen doen we in onze workshop 'minder en beter vergaderen'. Hiermee kan je direct na afloop 40% vergadertijd verminderen en leer je om veel beter te vergaderen en tot betere besluiten te komen (zonder aan onderlinge verbinding in te boeten)
 
Effectief als team samenwerken en het commitment en de verantwoordelijkheid die daarbij hoort is het resultaat van onze workshop 'Effectief samenwerken'.