Rust in de tent! - Deel 5: Weg met de Waan van de dag

Wat zijn jouw tips tegen 'de waan van de dag'? Dit zijn de mijne:

Begin hiermee: plan je dag en je week.

Veel mensen laten de werkdag gewoon over zich heenkomen en hebben alleen 'echte' afspraken in hun agenda staan. Reserveer vanaf nu ook tijd voor de taken/werkzaamheden die je op wilt pakken. Neem daarbij wat extra marge voor uitloop en houd ook wat ruimte vrij voor 'ad hoc' werkzaamheden.

Werkzaamheden die je nog niet in kan plannen maar niet wilt vergeten kan je in een app als 'To Do' opslaan.

En oh ja: vergeet ook niet om de voorbereiding, uitwerking en taken van meetings in te plannen.

Nu geeft je agenda weer welke werkzaamheden je uit gaat voeren. Maar dan ben je er nog niet want de waarheid is vaak weerbarstiger:

Tackle die ad hoc werkzaamheden met de volgende stappen:

1. Probeer een rode lijn te ontdekken.

Ga bij jezelf na waar/bij wie ad hoc werkzaamheden vandaan komen en wat dit triggered. Kijk of je structurele oplossingen kan aanbrengen of goede afspraken kan maken. Of kan je ad hoc werk voorkomen door zelf pro-actief om te gaan met bepaalde zaken en zo voorkomen dat het ineens een last-minute taak voor je wordt?

Het kan handig zijn om de aankomende tijd een lijstje bij te houden waarop je alle ad hoc werkzaamheden noteert. Dan kan je over een paar weken zien wat die rode lijn is.

2. Maak het planbaar.

Helemaal voorkomen kan meestal niet. Zorg dat je daarom tijd reserveert voor ad hoc werk. Na stap 1 heb al een aardig gevoel bij de hoeveelheid en de dagen/tijdstippen waarop ad hoc werk op je af komt. Reserveer hiervoor tijd in je agenda, zo heb je alsnog de controle.

3. Helicopter view.

Vaak gaan we gewoon aan de slag met alles wat op ons afkomt. Neem vanaf nu regelmatig (korte) pauzes om na te denken hoe je je voelt en hoe je om wilt gaan met de werkzaamheden die voor je liggen. Je kan daarbij nadenken over het onderscheid tussen Urgent en/of belangrijk en bovendien nadenken over de aanpak van de taak: moet je het zelf doen? Hoe ga je het doen? Wanneer ga je het doen? Etc.

4. Moet het nu?

Probeer bij ad hoc vragen even bij jezelf af tasten: 'hoe voel ik mij nu? Kan ik dit handlen of moet ik hier later op terug komen?' In geval van het laatste. Geef aan dat je er over x tijd op terug komt.

5. Evalueer regelmatig.

Plan eens per week, eens per maand en eens per kwartaal een moment in om terug te kijken in hoeverre je in staat bent geweest het werk te doen wat je wilde doen. Kijk daarbij ook vooruit en maak een plan voor de week/maand/kwartaal dat voor je ligt.