Rust in de tent! - Deel 4: December Deadlines

Ze komen in vele soorten en maten en van allerlei kanten: je legt ze aan jezelf op, je krijgt ze van je leidinggevende, van je collega, klant of leverancier. Of je legt ze op aan een ander.

December Deadlines.

Maar wie het je oplegt maakt niet uit; met het naderen van de feestdagen ontvouwt in iedere organisatie dit bijna onontkomelijke fenomeen van deadline op deadline.

Voor sommige functies is het logisch dat er in december wat deadlines zijn, zoals de financiële/administratieve jaarafsluiting, maar in heel veel andere gevallen kan je je afvragen of die deadline nou echt wel zo nodig is.

Letterlijk.

Stap 1:

Stel jezelf de vraag: waarom moet/wil ik dit vóór de kerst afhebben? Als het antwoord iets is in de trant van "het voelt fijn om het af te hebben" doe dan je uiterste best om dat idee los te laten. Dat doe je door de taak in je agenda te zetten op een moment dat het past/nodig is. Dat geeft rust.

Stap 2:

Ligt het minder simpel dan dat? Vraag dan eens door, bij jezelf of de 'tegenpartij': als ik mijn deadline gehaald heb, wat gebeurt er dan? Bijvoorbeeld een rapport dat voor kerst af moet zijn: wordt dat 2 januari meteen opgepakt? En zo ja: waarom is het belangrijk dat hier meteen in januari mee wordt begonnen? En vraag na het antwoord nog verder door. Zo vind je óf een hele goede reden voor de deadline óf je ontdekt met elkaar dat er geen reden is en dat de deadline kan vervallen.

Vervolgens:

Interne organisatie

Dit is ook een goed moment om het eens intern te bespreken met je collega's en leidinggevende. Bepaal met elkaar of er dingen zijn die écht af moeten voor de kerst. Zo niet, bespreek dan wat geschikte momenten zijn om de diverse taken af te ronden.

Zijn er wel 'legitieme' deadlines, leg dan goed uit aan elkaar waarom. Dat zorgt voor motivatie om de taak op tijd af te ronden.

Leveranciers: Ga bij jezelf na: hoe ga je zelf met je leveranciers om. Leg je die bepaalde deadlines op? Ook hier weer de vraag: waarom? Is het echt nodig?

Andersom zou je ook met je klanten het gesprek aan kunnen gaan. Dat ligt misschien iets gevoeliger, maar wanneer je vanuit de relatie samen met je klant beoordeelt dan kom je daar vast uit.

Tip voor leidinggevenden:

Allereerst: wees kritisch met het opleggen van deadlines. Allereerst om zuinig te zijn op je teamleden maar daarnaast ook om het patroon te doorbreken van de drang om een lege takenlijst te hebben in december. Het is niet dat er in januari niet gewerkt gaat worden, toch?

Verder: houd goed contact met de teamleden en ga het gesprek met ze aan: waar ben je mee bezig? Hoe gaat het? Hoe ziet jouw planning er uit? Ontdek je (een overvloed aan) deadlines? Ga daar dan het gesprek over aan en stel kritische vragen om te ontdekken of dit echt allemaal nodig is. Zo niet, help dan waar nodig met het maken van een haalbare planning voor december én januari.

Ik wens je een deadline-loze december toe! 

Foto: Towfiqu Barbhuiya - Unsplash