Hoe je met een asynchrone informatiesessie enorm veel tijd bespaart.
Hoe je met één team, na één meeting een volle werkweek bespaard hebt.
Vorige week sprak ik met een team in de zorg dat regelmatig informatiesessies heeft over werkwijzen of richtlijnen. Zoals bijvoorbeeld over nieuwe medicatie, behandelmethode of vaccinatie.
De werkwijze was als volgt:
Eén van de collega's zoekt uit wat de richtlijnen zijn, wat de werkwijze is, tijdlijnen, etc. Deze collega organiseert vervolgens een informatiesessie waarin hij of zij alle informatie overdraagt en uitlegt wat de bedoeling is en wat er van het team wordt verwacht.
Aan zo'n sessie nemen 40 teamleden deel. Het duurt meestal 1,5 uur. Hierbij is eigenlijk alleen in de laatste 15 minuten interactie, in de vorm van vragen vanuit het team en het delen van casuïstiek om te kijken of het duidelijk is.
De organisator heeft voor zo'n sessie een PowerPoint gemaakt en stukken uitgewerkt, welke achteraf gedeeld worden. Zo kan iedereen nalezen wat er verteld is.
Dit kan ook anders, efficiënter:
Oplossing:
- Werk de info uit in een duidelijke handleiding/procedure (in feite is dit al beschikbaar met de uitgewerkte stukken)
- Deel deze info en spreek een termijn af waarbinnen iedereen dit leest.
- Deel de casuïstiek met behulp van quiz. (eventueel met een prijsvraag)
- Wees beschikbaar voor vragen. Bijvoorbeeld in een Teams kanaal of in Loop, zodat de rest van het team direct vraag en antwoord kan lezen.
Specifiek bij deze laatste: In Teams kan je Microsoft Loop element toevoegen, specifiek voor 'vragen & antwoorden' Hierdoor kan het team vragen stellen en direct de antwoorden zien op andere vragen. Ditzelfde zou je ook in Loop app zelf kunnen doen.
Tijdsbesparing:
- Leestijd van de instructies door de teamleden + invullen quiz: maximaal 30 minuten.
- Tijdsbesteding voor de organisator is ongeveer gelijkwaardig:
- Was: 1,5 uur sessie + uitgebreide PPT + uitgewerkt document.
- Nu: Tijd voor het maken van de handleiding zal ongeveer gelijk zijn, daarnaast beschikbaar voor vragen.
- Daarmee is voor 40 personen 1 uur bespaart (daar moet hooguit nog wat tijd vanaf indien iemand vragen heeft)
Niet iedere vergadering is overbodig, maar vaak kan het veel efficiënter. Wij van TheDayShift zijn dus ook geen tegenstanders van vergaderingen, integendeel, want soms is een echte meeting gewoon de beste oplossing.
En natuurlijk bestaat niet ieder team uit 40 personen en is een dergelijke sessie niet in iedere organisatie van toepassing, maar dat er veel vergaderd wordt in iedere organisatie staat vast. En dat dit minder en beter kan ook ;-)
Wij helpen je graag met onze interactieve en inspirerende Lego workshop.
Deel deze blog met iemand
De beter werken blog
