Dit gaat vooraf aan het goed gebruiken van Microsoft 365

Een gereedschapskist maakt nog geen timmerman (m/v/x). Hoe leer je collega's de knoppen van Microsoft 365 bedienen, goede werkafspraken maken én het nieuwe, gewenste gedrag ook in uitdagende situaties vasthouden?

Vorige week spraken Richard en ik met een organisatie die een groot adoptieprogramma doet rond Microsoft 365. Daarvoor worden principes en uitgangspunten gedefinieerd met het MT, alle afdelingen en teams worden getraind in het toepassen daarvan, en in het bedienen van de knoppen.

Maar, zei onze contactpersoon: "Er mist ook een aspect". In mijn eigen woorden: je kunt medewerkers wel een gereedschapskist geven, en zelfs afspraken maken over wat ze ermee moeten doen, maar dat maakt van hen nog geen timmerlieden, metselaars of loodgieters.

In mijn ervaring zit daarin juist de crux. Natuurlijk is het goed om te leren werken met Microsoft 365 (of Google Workspace), want dat is nu eenmaal de gereedschapskist die je hebt gekozen. Ook staan we volledig achter het maken van goede werkafspraken met je team of afdeling én organisatiebreed.

Maar je wilt vooral dat medewerkers zich nieuwe manieren van digitaal (samen)werken eigen maken. Denk maar mee:

1️⃣ Je kunt wel afspreken dat alle vergaderingen hybride zijn, wat betekent dat een collega kan kiezen om vanuit huis aan te haken, maar wanneer vind je eigenlijk acceptabel dat iemand dat doet? En wanneer houd je elkaar toch echt een fysieke afspraak?

2️⃣ Korter vergaderen (van 30 minuten naar 25, en van een uur naar 50 minuten) is heel goed, maar het blijft nogal instrumenteel als je niet ook kijkt naar op welke manier je 🅰️ minder en 🅱️ beter kunt vergaderen, én afspraken maakt over alternatieven.

3️⃣ Hoe zorg je dat medewerkers deelgenoot worden van je visie en missie, dat ze bewegingsvrijheid hebben om bij te dragen, en daarover eigenaarschap ervaren, wat meer zin geeft aan het dagelijks werk?

4️⃣ Hoe voorkom je dat, als het weer eens druk is, medewerkers terugvallen in oude patronen en dus weer meer vergaderingen gaan plannen, en weer e-mails met bijlagen gaan versturen?

Dus ja, je moet:

🖥 Teams en andere apps uit de Microsoft 365-suite goed inrichten en alle knoppen weten te bedienen.

📝 (Samen)werkafspraken maken met jezelf, je team/afdeling, je projectgroep en organisatiebreed.

Maar niet zonder dat je:

🎯 Duidelijk maakt waartoe je doet wat je doet binnen je (maatschappelijke) opdracht.

🍀 Medewerkers speelruimte geeft om hun bijdrage te leveren aan het doel van je organisatie.

🚶 Collega's voor langere tijd mentort om nieuwe manieren van werken écht eigen te maken.

Op die manier werk je aan het hoe (de knoppen), het wat (de afspraken) en ook aan het waartoe (de opdracht) van digitaal/hybride (samen)werken. En zo ondersteunt TheDayShift organisaties in onder meer zorg, volkshuisvesting en de energietransitie om, vaak met minder mensen, toch hun maatschappelijke opdracht te vervullen.